なんでそれをやる必要があるのか理由を説明する

もしあなたが、ある仕事を任されるときに、その仕事の背景などを何も説明されなかったとしたらどうなるでしょうか。
「仕事なのだから言われたとおりにやっていればいいのだ」と言われた場合、なぜそれをする必要があるのか理解していないので、あまり納得しながら仕事をすることができないでしょう。
もちろん、与えられた仕事なので、仕事のやり方さえ理解していれば、なぜその仕事をするのかといった理由は不要だという考え方もあるでしょう。
しかし、人は、自分が納得してやっている場合と、納得しないでやっている場合とでは、その仕事を達成しようという意欲に差が出てしまうものです。

「頭ごなしに命令されて何の説明もない」という状況は、仕事のモチベーションを下げることになるのです。
モチベーションが下がってしまった状態では、その人の本来のパフォーマンスは発揮されません。
とりあえず最低限の基準をクリアしている程度のものか、規準をクリアしていないおざなりなものを成果物として出してくるかもしれません。

説明をすると、自分で考える力もつく

もし理由を説明せずに仕事を与える場合には、細かくやり方を説明しなければならなくなります。
例えば、コピーを5部とって、1部ずつまとめてほしいときに、「この書類のコピーを5部とってください」と頼んでしまうと、本当に5部とるだけになってしまいます。
こういうときは、「この書類を5部コピーして、1部ずつクリップでまとめておいてください」と頼まなければ、期待した成果を得ることができません。

しかし、「会議で皆さんに配るので、この書類のコピーを5部とってください」と頼んだとしたらどうでしょう。
頼まれた人は、「会議で使うということは、1部ずつまとまっていた方が読みやすいだろうから、1部ずつクリップでまとめておこう」と考えることができるようになります。

このように、指示の仕方にも2つのパターンがあります。
もちろん前者であってもそれほど長い内容ではないので、問題なさそうにみえます。
しかし、このように頼むということは、本当に言われたことだけをやる可能性が高くなります。
それに対して、後者のような頼み方であれば、言われたとおりに達成する際に、「もしかしたらクリップでまとめておくと便利かもしれない」と、自ら考えて行動してくれるかもしれません。

このわずかな差が、その人の考える力を養い、その後の成長を促すきっかけになるのです。
その人が成長すれば、その人に任せられる仕事も増えます。
すると、その分だけあなたの仕事は減り、結果として、あなたは楽をすることができたり、新しい仕事に着手したりすることができるようになるのです。

説明することで提案があることもある

なぜその仕事をしなければならないのか、という説明をきちんとすることで、有意義な提案をしてもらえることもあります。

例えば、「この商品の価格を調べてほしい」と頼む場合と、「こういうことをしたいので、この商品の価格を調べてほしい」と頼むことでは大きな違いがあります。

前者の場合は、言われたとおりにその商品の価格のみを調べて、伝えてくるでしょう。
もしかしたら最安値のショップを調査してくれるかもしれませんが、気をきかせてもせいぜいそこまででしょう。

しかし、後者の場合は、その商品の価格を調べるだけではなく、「そういうことをしたいのであれば、むしろこちらの商品の方がいいと思います」という、提案をしてくれる場合があります。

つまり、前者の場合は目的が、「指定した商品の価格を調べること」に限定されてしまうのに対し、後者の場合は、「ある仕事を達成するためにふさわしい商品を調査して価格を調べる」ことに広がるため、より本来の目的を達成するために最適な解決策を得られる可能性が高まるのです。
その人が、与えられた仕事について専門的な知識を持っているのであれば、なおさら「なぜその仕事をするのか」という理由を説明しておいた方が、彼の専門知識を生かして最高のパフォーマンスを得ることができるようになるのです。

このように、ある仕事を任せる場合には、仕事のやり方だけではなく、なぜその仕事をやるのかというような周辺事情まで説明しておけば、その人のモチベーションをあげるだけでなく、その人の持つ能力を最大限引き出すことにもなり、仕事の効率化にもつながるようになります。